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Administration des ressources

Les ressources sont les personnes qui utilisent JobWatch pour compléter leurs missions.

Une fois connecté à votre compte, aller dans la section « Administration » (« Mon Compte » « Administration » « Ressources» ). 

 

A gauche sur l’écran, vous pouvez créer de nouvelles ressources (A), des groupes auxquels ces ressources appartiennent (B), des compétences à leur attribuer (C), des champs personnalisés pour ajouter des informations supplémentaires (ex : Personne à contacter en cas d’urgence (D)). Il est aussi possible d’enregistrer des numéros de téléphones sur les appareils (E), modifier les critères des rapports sur l’éco-conduite (F), et personnaliser les types d’absence disponibles (G). 

 

Les informations ci-dessous vous guideront parmi ces options. 

Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires, veuillez contacter notre service client qui se fera un plaisir de vous aider. 

A. Création d’une nouvelle ressource

A. Création d’une nouvelle ressource 

 

  1. Nom : Le nom de la ressource.
  2. Groupe : Cette option sert à répartir vos ressources dans différents groupes, en fonction du rôle qu’elles occupent dans votre entreprise (ex :Techniciens, Managers, Apprentis, etc.).
  3. Téléphone portable : Le numéro de téléphone portable de la ressource, qui doit commencer par l’indicatif de pays (ex : +33 pour la France).
  4. Fuseau horaire : Le fuseau horaire qui correspond à l’emplacement de chaque ressource. 
  5. Paramètres de géolocalisation : Lorsque cette case est cochée, cette ressource apparaîtra sur la Carte. Le moyen de géolocalisation employé dépend des options qui ont été achetées. 
  6. Paramètres JobWatch : 
  • Inactif sur JobWatch : Cette ressource n’est pas associée à l’une des licences que vous avez achetées. Elle n’apparaît pas sur le planning, et son code ne fonctionne sur aucun appareil. C’est l’option qu’il faut sélectionner si une ressource cesse de travailler pour vous. 
  • Uniquement visible sur le planning : Cette ressource apparaît sur le planning. Des missions peuvent être planifiées pour elle sur le site internet, mais elles ne sont pas transférées sur la tablette. Le code de cette ressource lui permet de se connecter à l’application JobWatch, mais seulement pour remplir les feuilles de temps, inspections du véhicule, et notes de frais. 
  • Actif sur JobWatch : La ressource peut utiliser toutes les fonctionnalités de l’application. Les missions peuvent être planifiées pour cette ressource, et remplies sur la tablette. 
  • Ressource est un sous-traitant : Si vous employez des sous-traitants, cette option leur permet de télécharger l’application gratuitement et de l’utiliser pour remplir les missions, comme s’il faisait partie de vos propres techniciens (les mêmes questions lui sont posées, et les mêmes réponses sont attendues).  Les licences de sous-traitance sous facturées à la mission, sans frais fixes. Il n’est pas demandé aux ressources associées à une licence de sous-traitance de remplir les inspections du véhicule, feuilles de temps, ou notes de frais. 
  1. Distance maximum pour une mission : Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir ici qu’une ressource ne puisse pas parcourir plus dun certain nombre de kilomètres (à vol d’oiseau). Si vous tentez de planifier une mission pour cette ressource, vous recevrez une alerte. 
  2. Matricule : Ici, saisir la référence utilisée pour identifier la ressource dans le registre du personnel, notamment pour les questions de paie. 
  3. Manager : Cette option vous permet de placer une ressource sous la direction d’un certain manager (qui doit être un utilisateur web).
  4. Début de l’exercice de vacances : Cette option vous permet d’enregistrer la date à laquelle la ressource obtiendra tous ses congés annuels. 
  5. Horaires de travail : Cette option sert à enregistrer les horaires de travail réguliers d’une ressource. Cliquer sur le symbole « X » à côté des horaires de chaque jour, si vous souhaitez supprimer une journée. Cliquer sur « Ajouter » pour faire apparaître une fenêtre pop-up, qui vous permet de configurer une nouvelle journée de travail et ses horaires. Cliquer sur les horaires pour pouvoir choisir le lieu de départ de la ressource ce jour-là. Par défaut, il s’agit de l’emplacement de sa mission précédente, mais ce lieu peut être modifié en faveur de n’importe quel contact enregistré dans l’outil de gestion de la relation client (CRM) (ex : le siège, le domicile de la ressource, etc.). Grâce à l’icône « Importation », vous pouvez copier ces informations depuis la page d’une ressource déjà configurée. 
  6. Géolocalisation privée en-dehors des horaires de travail : Si cette option est sélectionnée, la distance parcourue en-dehors des horaires de travail est classée comme privée, et le trajet ne s’affiche pas sur la Carte.
  7. Coût horaire par défaut : A des fins de calcul du coût des missions, il s’agit du taux horaire appliqué par défaut, en-dehors des heures où un taux horaire spécial a été ajouté (voir la section suivante). 
  8. Coût horaire spécial : Le taux appliqué pour les heures supplémentaires. Pour configurer les heures supplémentaires, cliquer sur « Ajouter », puis les saisir dans la fenêtre pop-up suivante.
  9. Référence : Ce champ peut être utilisé pour tous les types de références internes de la ressource (ex : numéro d’employé).
  10. Code : Il s’agit du code que la ressource utilisera pour se connecter à JobWatch. Le numéro par défaut est généré aléatoirement, mais ce code peut être modifié afin d’être retenu plus facilement, à condition de se conformer aux règles suivantes
  • Le code doit commencer ou finir par un * ou un #. Il doit aussi comporter entre 4 et 6 chiffres, et ne pas être déjà utilisé. 
  • Le même chiffre ne peut pas être employé plus de deux fois dans le même code (par exemple, 2222 n’est pas recevable). 
  • Les combinaisons dont la logique est apparente ne sont pas acceptés (ex : #23456, ou 7531*, etc.). 
  1. Clé  professionnelle : Si vous avez fait l’achat d’une clé « Trajet Professionnel » et d’un lecteur de clés, il s’agit du numéro d’identification de la clé associée à cette ressource, afin de classer son trajet dans la catégorie « Professionnel ». 
  2. Clé privée: Si vous avez fait l’achat d’une clé privée et d’un lecteur de clés, il s’agit du numéro d’identification de la clé associée à cette ressource, afin declasser sontrajet dans la catégorie «privé». 
  3. Carte tacho : Pour les véhicules équipés d’un lecteur de cartes de tachygraphe et du matériel payant adapté, saisir ici les informations du tachygraphe de la ressource. Si une carte de tachygraphe est utilisée dans le logiciel et qu’elle ne correspond pas à la bonne ressource, une nouvelle ressource est créée. 
  4. Carte carburant : Si une ressource dispose de sa propre carte de carburant, saisir ici les informations à ce sujet. 
  5. Nombre de jours de congés :Les informations sur lescongés auxquels a droit une ressource peuvent être enregistrées ici. 
  6. Icône : Cliquer sur «changer» pour changer l’icône qui représente la ressource sur la carte du planning. La couleur de l’icône dépend de l’activité qu’effectue la ressource.
  7. Compétences : Cette option vous permet de créer une série de compétences et de les attribuer à des ressources spécifiques. Cela sert à vous assurer d’envoyer en mission une ressource qui possède la compétence adaptée (ex :« Permis poids lourds »« Diplôme en BTP »« Formation en Sécurité Gaz », ou tout autre compétence utile dans votre secteur d’activité). En attribuant une date d’expiration à la compétence, vous serez averti avant qu’elle ne soit plus valable. 
  8. Assistante toujours : Si une ressource (ex : un apprenti) travaille toujours avec le même technicien, et que vous saisissez le nom de cette ressource ici, toutes les missions planifiées pour le technicien l’incluront aussi. 
  9. Associer à un utilisateur web : Il est important de lier les ressources à des utilisateurs web,car cela permet d’exploiter au mieux les fonctionnalités de l’application. Si la ressource a déjà été configurée comme utilisateur web, sélectionner « Lien vers un utilisateur web existant ». A l’inverse, si ce n’est pas le cas, sélectionner « Créer un nouvel utilisateur web ». Vous pouvez, au choix, saisir une adresse email valide, ou une fausse adresse email qui en respecte le format (ex : nomdefamille@entreprise.org). Pour commencer, il est recommandé de sélectionner « Utilisateur basique de JobWatch » comme rôle, et l’option « L’utilisateur web ne peut voir que sa propre page de ressource ». 

B. Groupes

B. Création de groupes 

Créer des groupes vous permet de répartir les ressources selon les critères de votre choix (ex : emplacement, département, etc.). Pour créer un nouveau groupe de ressources, aller dans « Mon Compte » (1), « Administration » (2), et dans le menu « Ressources », cliquer sur « Groupes » (3), puis sur « Ajouter » (4). 

Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, saisir un nom pour le groupe, puis cliquer sur « OK ». 

Une fois le groupe créé, vous pouvez commencer à l’associer à des ressources déjà existantes. 

 

C. Compétences des ressources

C. Association de compétences à une ressource 

Les compétences se divisent en deux catégories : les compétences officielles (ex : IPAF, formation en Santé & Sécurité, diplôme en BTP, etc.), et les compétences non-officielles (ex : « Chargé de clientèle », « Installation de salle de bain », « Construction neuve », etc.). 

Grâce à l’association de compétences à chaque ressource, il est non seulement possible de mettre en place des alertes, pour être averti des dates d’expiration des compétencesmais aussi de s’assurer que seules les ressources avec la bonne compétence sont envoyées effectuer certaines missions. 

Pour créer une compétence, dans la section « Ressources », cliquer sur « Compétences des ressources » (1), puis saisir le nom de la compétence. 

Une foisque la compétence a été créée, elle peut facilement être associée aux différentes ressources. 

Pour cela, sélectionner une ressource, puis cliquer sur « Ajouter » (1). Dans le menu déroulant, sélectionner la compétence que vous souhaitez lui attribuer (2) (ex : « Premiers secours »). Si elle est assortie d’une date d’expiration, saisir cette date dans la case (3) ; sinon, laisser ce champ vide. Cliquer sur « Ajouter » (4), puis recommencer ce processus pour chaque compétence que vous souhaitez lui associer : 

Alertes d’expiration d’une compétence 

Pour créer une alerte d’expiration d’une compétence, cliquer sur l’onglet « Alertes », puis sur « Créer une nouvelle alerte + ». 

Voici les étapes de création : 

  1. Choisir quelles ressources peuvent déclencher l’alerte (les différentes options sont « toutes les ressources », un groupe spécifique, ou une ressource en particulier). 
  2. Sélectionner « A une compétence qui expire ».
  3. Saisir combien de jours avant la date d’expiration vous souhaitez être averti. Si vous souhaitez recevoir une alerte à deux reprises (ex : 60 puis 30 jours avant la date d’expiration), créer une alerte pour chacun de ces deux délais.
  4. Saisir qui doit être alerté, et par quel moyen. Dans notre exemple, un email sera envoyé au manager de la ressource, et un SMS à la ressource.
  5. L’objet de l’email et le corps du message peuvent être personnalisés ici, si besoin. Les cases bleues sontdes exemples, et seront mises à jour de façon à comporter le nom de la ressource et le nom de la compétence. 
  6. Cliquer sur «Enregistrer».

Besoin d’une compétence spécifique pour une mission : 

Si vous créez un type de missions qui ne peuvent être planifiées que pour les ressources disposant d’une compétence spécifique, il est possible de mettre en place des contraintes. De cette façon, le logiciel vous avertira si, par erreur, vous tentez de les attribuer à d’autres ressources. Si vous utilisez l’assistant de planification, seules les ressources avec les compétences requises seront affichées dans la liste des ressources possibles. 

Dans le type de mission (« Mon Compte »  « Administration »  « Planning »  « Types de missions »), sélectionner le type de mission concerné. Saisir les « Contraintes » (1), la « Ressource » (2), la « Compétence » nécessaire (3), puis cliquer sur « OK » (4). Recommencer ces opérations pour chaque compétence nécessaire à ce type de mission. 

Si vous le souhaitez, il est aussi possible d’enregistrer, comme  compétence, un groupe de ressources ou de véhicules, ou une ressource ou un véhicule. Cependant, dans ces cas-là, cela peut réduire le principal bénéfice des compétences, qui est d’être alerté lorsque l’une d’elles expire et que vous tentez de planifier une mission alors que la ressource n’est plus qualifiée. 

Si vous planifiez une mission pour une ressource qui n’a pas les compétences requises, une alerte s’affichera pour vous en avertir. Vous pouvez, au choix, passer outre l’avertissement en cliquant sur « Oui », ou sélectionner une autre ressource en cliquant sur « Non ». 

D. Champs personnalisés

D. Champs personnalisés des ressources 

Les champs personnalisés vous permettent d’enregistrer de nombreuses informations utiles dans les profils de vos ressources (ex : numéros d’immatriculation, dates importantes, etc.). 

Dans « Administration » (« Mon Compte »  « Administration » menu latéral « Ressources »), sélectionner « Champs personnalisés des ressources » (1), puis le groupe de ressources (2) auquel vous souhaitez ajouter ces informations personnalisées. Ensuite, cliquer sur « Ajouter » (3).

Saisir l’intitulé du champ, et sélectionner son type. Lorsqu’un champ est obligatoire, cela signifie que les informations devront être saisies non seulement pas les nouvelles ressources, avant que leur profil soit sauvegardé, mais aussi par les ressources existantes.

Une fois que tous les champs personnalisés ont été ajoutés, cliquer sur l’onglet «Véhicules & Ressources », puis trouver la ressource dont vous souhaitez remplir le profil (dans le menu latéral « Ressources ») : 

Cliquer sur « Afficher »  pour ouvrir la fenêtre pop-up de la ressource. Les champs personnalisés que vous avez créés apparaissent en bas de son profil. 

Les champs personnalisés dépendent des groupes de ressources. Différentes informations sont donc enregistrées en fonction du groupe auquel appartient une ressource. 

Il est possible de copier-coller les champs personnalisés d’un groupe vers un autre, grâce à l’icône « Copier la liste ». Sélectionner le groupe où vous souhaitez coller les champs personnalisés copiés.  

Un message apparaît alors pour vous prévenir que tous les champs personnalisés du groupe de destination (et les informations qu’ils contiennent) seront supprimés et remplacés par les nouveaux. Par conséquent, pour éviter la perte de données, il est recommandé de n’utiliser la fonction « Copier » que lors du déploiement du logiciel, ou de la création de nouveaux groupes.  

E. Répertoire téléphonique

E. Répertoire téléphonique 

Cette fonction vous permet de stocker des numéros de téléphone dans l’application JobWatch, afin d’y accéder facilement. Il s’agit aussi de la page où vous pouvez paramétrer quels groupes d’utilisateurs web peuvent répondre les différentes ressources. 

Dans le menu déroulant, sélectionner le groupe de ressources dont vous souhaitez modifier les paramètres : 

  1. Sélectionner les numéros de téléphone d’autres ressources qui seront visibles. Ils sont extraits du répertoire téléphonique, lors de la création du profil d’une ressource. 
  2. Sélectionner les numéros de téléphone d’utilisateurs web qui seront visibles.  Là encore, ils sont extraits du répertoire téléphonique, lors de la création du profil d’un utilisateur web. 
  3. D’autres numéros peuvent aussi être enregistrés ici (ex : personnes à contacter en cas de panne, des fournisseurs locaux, etc.).
  4. Sélectionner les groupes d’utilisateurs web qui seront en mesure de répondre aux messages envoyés. Dans notre exemple, le groupe « techniciens »  peut seulement répondre aux messages envoyés par des utilisateurs web appartenant aux groupes «Manager» et «Finance». 

F. Eco-conduite

F. Eco-conduite

Le rapport sur l’éco-conduite (qui se trouve dans l’onglet « Rapports »  « Géolocalisation »  « Rapport sur l’éco-conduite ») permet de contribuer à améliorer non seulement l’efficacité des trajets, mais aussi la sécurité routière. 

Par défaut, tous les groupes de ressources sont évalués selon les mêmes critères, mais il est possible d’en modifier la nature et le niveau d’importance, afin de s’adapter à vos besoins. 

Dans l’exemple ci-dessus, pour obtenir la meilleure note possible en « Excès de vitesse », aucun cas aux 100 kilomètres ne doit avoir été enregistré. A l’inverse, si 19 cas enregistrés (ou plus de 19), cela entraîne l’attribution d’un 0/10. 

Chez les clients qui ont recours à la géolocalisation via les appareils, plutôt que par boîtiers spécifiques, seuls les excès de vitesse seront enregistrés. Pour les autres critères, la meilleure note sera attribuée par défaut. 

G. Types d’absence

G. Types d’absence 

JobWatch peut vous aider à gérer les congés annuels de vos employés. Les congés sont affichés dans le planning, et l’application enregistre l’auteur et la nature des différentes demandes d’absence. 

Commencer par créer des types d’absence. Pour cela, aller dans « Ressources »  « Types d’absence » (1)  « Ajouter » (2), puis choisir un nom et une couleur. 

Les congés annuels peuvent être demandés via le site internet (ou une tablette) : 

Sur le site internet, dans l’onglet «Véhicules & Ressources » (1), depuis le menu latéral « Ressources », cliquer sur l’icône « Absences » (2), puis sur « Ajouter » dans la fenêtre pop-up (3). 

Sélectionner à qui est associée l’absence (soit une ressource spécifique, soit « toutes les ressources ») (1), puis les dates de début et de fin. Saisir le type d’absence, les jours demandés, la raison, et s’il s’agit ou non de congés payés (2). 

Après avoir sauvegardé, lorsque vous ouvrez la page correspondant à cette absence, s’affichent le nom de celui qui l’a ajoutée, et son stade de validation. 

Les absences des Administrateurs, ainsi que celles des autres utilisateurs  qui bénéficient des permissions adaptées, sont validées automatiquement. Toutes les autres absences sont classées comme « En attente de validation », jusqu’à ce qu’elles soient validées. 

Différents filtres peuvent être appliqués, et toutes les informations peuvent être exportées dans un fichier Excel afin d’être manipulées et réorganisées. 

Sur l’écran d’affichage du planning, la couleur choisie apparaît, ainsi que le type d’absence et la raison lorsque vous survolez la période avec votre souris. 

Alertes pour les demandes d’absence : 

Pour créer une alerte qui se déclenche lorsqu’une ressource demande une absence, cliquer sur « Alertes », puis sur « Créer une nouvelle alerte ». 

Lors de la création de cette alerte, il est possible de modifier les paramètres suivants : 

  1. Les ressources qui peuvent déclencher l’alerte (les options possibles sont « toutes les ressources », un groupe spécifique, ou une ressource en particulier). 
  2. Sélectionner « Fait une demande d’absence ».
  3. Sélectionner qui en sera averti. Ici, le manager de la ressource.
  4. L’objet de l’email et le corps du message peuvent être personnalisés, si besoin.Les cases bleues sont des exemples, etsont mises à jour de façon à comporter le nom de la ressource et les informations sur l’absence demandée. 
  5. Cliquer sur «Enregistrer».

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Mis à jour le 15th octobre 2021

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