Feuilles de temps

Les feuilles de temps peuvent être utilisées au sein de toutes les sociétés, pas seulement celles qui ont un tarif horaire pour leurs employés. Pour ces entreprises qui emploient des personnes avec un salaire par jour par exemple, les feuilles de temps peuvent tout de même être complétées pour permettre l’utilisation des rapports liés aux feuilles de temps.

Configuration en back-office

Configuration en back-office

Avant que vos employés commencent à remplir des feuilles de temps, plusieurs sections du site doivent être configurées selon vos besoins. 

Aller dans « Mon Compte »  « Administration » « Compte client »  « Paramètres du compte»  en-tête « Autres parametres des appareils », pour trouver les options suivantes : 

  1. La première option vous permet de choisir si vos équipes mobiles devront, ou non, saisir les premières informations de leur feuille de temps pour pouvoir commencer leur mission. 
  1. La deuxième option sert à décider s’il est obligatoire ou non que, pour pouvoir se déconnecter de l’application JobWatch, les équipes mobiles terminent leur travail et finissent de remplir leur feuille de temps, pour les raisons mentionnées ci-dessus. Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs se connectent sur un même appareil, sélectionner « Non », afin de permettre aux utilisateurs de se déconnecter pour laisser les suivants se connecter à leur tour. 
  1. La troisième option sert à autoriser vos équipes mobiles à éditer l’heure, lorsqu’elles saisissent une activité dans une feuille de temps (ex : l’heure de début du travail). Si cette option est désactivée, l’heure de l’horloge de l’appareil sert de référence. Si, à l’inverse, la réponse « Oui » est sélectionnée, la ressource pourra saisir une heure déjà passée (ex : le début du travail a eu lieu il y a 30 minutes, et n’est pas dans  30 minutes). 

Il peut arriver que vous souhaitiez que vos équipes mobiles enregistrent aussi d’autres activités dans les feuilles de temps (ex : pauses, etc.). Une synthèse de ces informations vous est présentée dans les rapports qui se trouvent sur le site internet JobWatch. Vous pouvez les consulter en ligne, les exporter, ou planifier qu’ils vous soient envoyés par email à intervalles déterminés (à un rythme hebdomadaire, par exemple). 

Pour créer un nouveau type d’activités, aller dans « Mon Compte »  « Administration »  « Formulaires »  « Activités des feuilles de temps ». 

  1. Sélectionner le groupe de ressources pour lequel vous souhaitez créer un type d’activités (afin que les activités disponibles soient adaptées aux différents groupes de ressources).
  2. Cliquer sur « Ajouter ».
  3. Renseigner les informations sur le type d’activités : son nom (ex : « Pause », « Heure supplémentaire », etc.), la couleur de votre choix, et s’il s’agit ou non d’une activité de travail

Puis, cliquer sur « Sauvegarder ». 

  1. Envoyer le type d’activités sur l’appareil.

Vos équipes mobiles peuvent alors sélectionner ce type d’activité, après avoir enregistré leur heure de début du travail. 

 

Remplir les feuilles de temps

Remplir les feuilles de temps

Après avoir saisi son identifiant de conducteur, une ressource mobile doit sélectionner l’option « Feuille de temps ». 

L’écran suivant s’affiche. La ressource doit alors sélectionner l’option « Démarrer travail », sur la droite de l’écran : 

Si, en réponse à l’option de configuration en back-office qui « permet aux ressources d’éditer les activités des feuilles de temps », vous avez coché « Oui », un sélecteur de date et d’heure apparaît. Si vous avez répondu « Non », ils n’apparaissent pas, et l’heure est enregistrée automatiquement par l’appareil. 

Une fois que la ressource mobile a saisi son heure de début, elle peut ajouter des activités (ex : pauses), en cliquant sur « Ajouter une activité », comme ci-dessous : 

L’écran qui s’affiche alors lui permet de choisir parmi les activités qui vous avez créées. Dans l’exemple ci-dessous, une « pause déjeuner » a été ajoutée : 

En cliquant sur une activité, un message apparaît pour demander confirmation de l’heure de début (à condition que la possibilité d’éditer les activités des feuilles de temps ait été accordée aux ressources, sinon l’heure enregistrée se fonde sur celle de l’horloge de l’appareil). A la fin de l’activité, il faut cliquer sur « Arrêter l’activité » 

Lorsque la ressource mobile a terminé sa journée de travail, elle doit sélectionner « Terminer travail » : 

A la fin d’une semaine de travail, il est recommandé que la ressource  signe sa feuille de temps, en cliquant sur « Signer la feuille de temps » : 

Alors, la ressource doit d’abord (1) saisir les Notes supplémentaires, si besoin, puis (2) signer dans la case prévue à cet effet, et enfin (3) cliquer sur « OK » pour envoyer sa feuille de temps : 

Une fois qu’une activité a été saisie dans une feuille de temps, il n’est pas possible de l’éditer. 

Rapports sur les feuilles de temps

Rapports sur les feuilles de temps 

Pour consulter les informations relatives aux feuilles de temps, aller dans la section « Rapports » de votre site. Actuellement, nous proposons 4 types de rapports différents sur ce sujet, comme illustré ci-dessous : 

Chacun des rapports de cette liste explique succinctement comment les informations y sont présentées. Par exemple, dans le Rapport sur les Feuilles de Temps, vous pouvez voir que les commentaires et la signature de la ressource ont été saisis. 

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Mis à jour le 13th août 2019

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