Stock et Equipement

Stock et Equipement

Il existe deux termes utilisés dans le système pour décrire les éléments qui peuvent être utilisés dans une mission. Ce sont les Stocks et Equipements. Chacun d’entre eux peut comporter un numéro de série ou non (consommables).

Création de catégories de produits

Création de catégories de produits

Pour pouvoir utiliser les fonctions de Stock ou d’Equipement, il faut d’abord créer des Catégories de Produits. Les Catégories de Produits se présentent sous forme de texte, et vous permettent de filtrer et trier votre Stock et Equipement. Comme exemples de catégories possibles, on peut citer : Chaudières, Outils, Pièces d’usine, etc.

Pour mettre en place des Catégories de Produits, aller dans « Mon Compte » « Administration ».

Sous « Stock & Equipement », à gauche de l’écran, sélectionner l’option « Catégories de Produits ».

Vous y trouverez une liste de toutes les catégories existantes déjà créées par vos soins. Pour en créer une nouvelle, cliquer sur « Ajouter » en haut à gauche de l’écran. 

Saisir le nom de la Catégorie de Produits que vous souhaitez créer, puis cliquer sur « OK ». Il est recommandé d’avoir le moins possible de catégories de produits, afin de faciliter la gestion des champs personnalisés. 

Création de Marques et de Modèles

Création de Marques et de Modèles

Une fois que vous avez créé les Catégories de Produits, ajouter les Marques et les Modèles  des différents produits que vous souhaitez saisir dans le logiciel. 

A ce stade, aucune pièce de stock ou d’équipement n’est enregistrée dans le logiciel. Il s’agit seulement d’ajouter les informations qui seront attribuées aux produits (ex : la marque et le modèle d’une chaudière). 

Pour commencer, aller dans l’option « Stock et Equipement», dans le menu Administration. Puis, sélectionner « Gérer Marques & Modèles », à gauche de l’écran. 

L’écran est partagé en deux. La partie supérieure de l’écran correspond au filtre, où il est possible de sélectionner des pièces appartenant à une Catégorie de Produits. Vous pouvez aussi cliquer sur « Ajouter » pour ajouter une nouvelle catégorie (comme dans la section précédente). 

La partie inférieure de l’écran affiche les produits qui apparaissent dans chaque catégorie. Cliquer sur « Ajouter » pour ajouter la nouvelle marque et le nouveau modèle. 

1. Il s’agit de la section Détails, où s’ajoutent la plupart des informations sur le produit.

2. Ici, sélectionner la catégorie de produit à laquelle appartient la pièce.

3. Le Code nominal, utilisé dans votre suite logicielle financière pour la facturation de ces pièces, à l’achat ou à la vente.

4. Le Code de département de cette pièce, utilisé par défaut dans votre suite logicielle financière pour la facturation de ces pièces, à l’achat ou à la vente.

5. La marque (ex : Bosch, HP, CAT, etc.) de la pièce.

6. Le modèle de la pièce (ex : Latitude, Rafraîchisseur d’air, Combi Max, etc.).

7. Le numéro de modèle de la pièce (optionnel). Par exemple, si vous avez plusieurs machines à laver Bosch de série n°8, le numéro de modèle WAYH8790GB vous sert à identifier le modèle exact ajouté dans le logiciel.

8. Cette option indique s’il s’agit ou non d’un consommable. Si la pièce n’est pas identifiable à l’unité (ex : un sac de boulons), il s’agit d’un consommable. A l’inverse, une machine n’est pas un consommable. Si cette case est cochée, les options 11 et 12 ci-dessous ne s’affichent plus sur l’écran.

9. Le volume de la pièce, en M3.

10. La poids de la pièce, en Kg.

11. Lorsque la pièce n’est pas un consommable, qu’elle a été associée à une mission et qu’elle a été utilisée, une feuille de travail à remplir peut être ajoutée dans Marque & Modèle. Par exemple, si une machine a besoin d’une révision, il est possible de l’ajouter comme pièce d’équipement, de l’associer à une mission, et, lorsqu’il aura été confirmé qu’elle a été utilisée pour cette mission, une feuille de révision devra être remplie.

12. Si une pièce qui n’est pas un consommable est censée être utilisée en mission, mais ne l’est finalement pas, une feuille de travail devra être remplie. Par exemple, si une pièce a besoin d’une révision, mais qu’à l’arrivée du technicien, la pièce d’équipement n’est pas sur place, une feuille de travail intitulée « Absence du bien mobile » devrait être remplie.

13. Cette option permet de saisir le numéro de lot ou de palette de la pièce, quand elle en est munie.

14. Cette option sert à saisir l’unité de gestion des stocks (UGS), le code barre, ou le code de stock de la pièce, quand cela est applicable. Pour cela, vous pouvez directement scanner une pièce grâce au lecteur de codes-barres de la tablette, ce qui dirige automatiquement vers le bon type de Marque et Modèle, et vous permet d’identifier la pièce utilisée.

15. Si vous souhaitez vendre la pièce à des clients, ce prix figurera comme ligne dans les documents financiers lorsque vous associerez la pièce à une mission.

16. Cette option sert à ajouter des notes sur la pièce (ex : « Pièce à l’emballage bleu »).

17. Cette option vous permet de joindre toutes les pièces-jointes que vous souhaitez associer à cette marque et ce modèle (ex : manuel d’utilisation du produit).

Après que vous ayez saisi ces données sur la première page, aller dans l’onglet « Fournisseurs », en haut de l’écran, pour ajouter les informations relatives à l’origine de la pièce.

Ici vous pouvez accéder à la liste des fournisseurs pour cette pièce. Pour ajouter un fournisseur, cliquer sur « ajouter » en bas de la fenêtre.

  1. Le contact qui vous fournit cette pièce (il doit déjà être enregistré dans la section « Contacts » de l’outil de gestion de la relation client (CRM)).
  2. La période de garantie de la pièce donnée par le fournisseur, en nombre de mois.
  3. Le prix d’achat de la pièce auprès du fournisseur. Si la pièce est ajoutée à une mission, ce coût est associé à la ligne financière qui lui correspond, générant un pourcentage de marge si le prix de vente a aussi été renseigné dans la page « Détails ». Si vous avez plusieurs fournisseurs, lors de l’ajout d’unepièce à une mission ou à un document financier, le logiciel vous demande de sélectionner le fournisseur de la pièce en question. 

Création des éléments , leurs emplacements, et attribution à une mission

Création de pièces de stock et d’équipement , leurs emplacements, attribution à une mission

Création de pièces de stock ou d’équipement

Après les étapes développées ci-dessus, et que les Catégories de Produits et les Marques & Modèles ont été configurés, vous pouvez ajouter des pièces de stock dans le logiciel. 

Pour cela, aller dans l’onglet « Stock & Equipement », situé sur la barre en haut de l’écran. 

A gauche de l’écran, se trouvent plusieurs onglets : « Stock », et « Equipement ». Comme expliqué dans les sections précédentes de cet article, le Stock correspond aux pièces telles que les écrous et les boulons, et l’Equipement aux outils et aux machines.

L’écran affiche la liste des pièces en stock. Pour ajouter une nouvelle pièce, cliquer sur « Ajouter stock ou équipement », en haut à gauche de l’écran.

1. La marque et le modèle, comme établis dans la section précédente. Lorsque vous commencez à saisir la marque et le modèle, le logiciel affiche toutes les marques/modèles dont le nom commence de la même façon.

2. Le numéro de série ou le code barre de la pièce.

3. Cette option sert à décider si la pièce rentre dans la catégorie « Stock » ou « Equipement ». Cela signifie qu’une pièce ne peut pas appartenir aux deux catégories.

4. Le statut « Vendu » ou « Non vendu » détermine si le coût/prix de vente d’une pièce est copié dans les documents financiers, lorsque la pièce a été ajoutée à une mission.

5. Cette option vous permet d’indiquer si une pièce est « Neuve », « Reconditionnée », ou « Usagée ».

6. Le coût de fonctionnement horaire, pour les machines qui sont concernées. Ce champ peut être mis à jour depuis la tablette.

7. Vous pouvez sélectionner la date à laquelle la pièce de stock ou d’équipement a été achetée ou créée. Si aucune date n’est saisie, le logiciel remplit automatiquement ce champ avec la date du jour.

8. Les notes concernant cette pièce. Cette option n’apparait que pour les pièces sérialisées.

9. Cette option vous permet de choisir l’emplacement de la pièce de stock ou équipement. Pour plus de détails, consulter la section suivante de cet article.

10. Ici, vous pouvez ajouter des pièces-jointes au stock (ex : une photographie de la pièce, un reçu/bon de livraison, etc.). Cette option n’est pas disponible pour les consommables.

Si vous choisissez une marque & modèle pour un consommable, les options changent pour devenir celles reproduites ci-dessous :

Les deux seules différences sont que les options 5 à 8 de la liste précédente disparaissent, et qu’apparaît  l’option de saisir une quantité. 

Cliquer sur « Enregistrer». 

Choix de l’emplacement d’une pièce de stock ou d’équipement

Il est possible d’indiquer l’emplacement d’une pièce de stock ou équipement. Cette option est particulièrement utile pour les pièces qui ont besoin de révisions, pour les pièces d’usine conservées chez un client, et pour les outils associés à un véhicule. Il est aussi possible d’attribuer un emplacement dans le but de signaler qu’une pièce détachée a été utilisée sur une pièce d’équipement.

Comme dans la section précédente, l’emplacement peut être choisi à l’étape de la création de la pièce, ou à tout moment en éditant la page de la pièce.

Pour cela, sélectionner une pièce de stock ou d’équipement, et cliquer sur « Editer ».

Association d’une pièce à un contact 

Si vous sélectionnez « A un contact » à côté de « localisation», en bas de la fenêtre de dialogue, cela indiquera que la pièce se trouve à un emplacement spécifique (ex : votre propre bureau, un dépôt, ou chez le client/sur le site de mission). 

Si vous avez enregistré votre technicien comme Contact, vous pouvez lui attribuer des outils en choisissant l’option « A un contact » comme emplacement de ces outils. 

Association d’une pièce à un véhicule

Comme dans la section précédente, les pièces sont ajoutées à un véhicule, plutôt qu’à un emplacement. Ces pièces de stock ou d’équipement correspondent au « stock de véhicule ». Elles peuvent être réattribuées à l’équipement ou aux contacts par la ressource qui conduit le véhicule, via sa tablette. Pour plus de détails, voir les sections suivantes de cet article.

De la même façon, ces pièces peuvent être des outils qui ont été associés à un technicien.

Association d’une pièce à une autre pièce de stock ou d’équipement

Il est possible d’associer une pièce de stock ou d’équipement à une autre pièce, comme, par exemple, une nouvelle pièce détachée qui serait associée à la machine qui en a besoin. Si une pièce détachée doit être remplacée, vous pouvez créer une mission à partir de la pièce de stock. Lorsque les informations de garantie d’une pièce ont été saisies, elles sont consultables sur la page de la pièce.

Association d’une pièce à une mission 

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter associer du stock ou de l’équipement à une mission, par exemple pour assurer l’entretien d’une pièce, ou pour qu’un technicien utilise une pièce spécifique pour remplir la mission. Ajouter la pièce dans la page de mission rend ces tâches plus faciles.

Pour cela, commencer par créer une mission. Dans cet exemple, nous choisissons d’aller dans « Planning », et de sélectionner « Nouvelle mission ».

Sélectionner l’option « Stock & Equipement », en haut à gauche de l’écran, pour afficher les options de stock : 

  1. Les options d’affichage pour le Stock de mission. Avec « Prévu», s’affiche le stock & équipement dont l’utilisation est programmée, alors qu’avec « Réel », seules apparaissent les pièces qui ont vraiment été utilisées pendant la mission (cette deuxième option n’affiche les pièces qu’une fois la mission terminée).
  1. Cette option vous permet de filtrer pour afficher, au choix, le Stock,l’équipement, ou les deux.
  1. La liste de toutes les pièces que vous avez choisi d’afficher via les options précédentes.
  1. Cette option vous permet d’ajouter du stockà la mission.

Cliquer sur « Ajouter du stock » pour faire apparaître la fenêtre de dialogue aussi intitulée « Ajouter du stock » : 

En fonction de la pièce choisie dans l’option « L’élément de stock sera », différentes options vous sont présentées.

  1. Peut être utilisée pour les livraisons et les installations, c’est-à-dire dans les cas où les pièces sont déplacées sur le lieu de mission et restent sur place.
  2. Pour les pièces qui doivent être utilisées lors d’une mission, mais doivent être rapportées dans vos locaux après la fin de mission.
  3. Pour les remplacements et les collectes de pièces.
  4. Pour les révisions et les réparations.
  5. Pour les remplacements de pièces détachées et les installations de matériel complémentaire (ex : pose d’une nouvelle pompe sur une chaudière, utilisation d’un appareil à diagnostic sur une machine, etc.).
Pièces apportées et laissées sur le lieu de mission

1. Option « Stock ».

2. L’emplacement actuel de la pièce, que soit dans un véhicule ou chez un contact.

3. Choisir s’il s’agit d’une pièce individuelle ou d’un lot.

4. Si un contact ou un véhicule a été sélectionné, vous pouvez spécifier ici l’origine de la pièce.

5. Cette option vous permet de faire une sélection parmi une liste de pièces qui se trouvent sur le site de mission.

6. Pour les pièces qui ne sont pas des consommables, saisir le numéro de série ou le code barre. Ce champ n’est pas obligatoire : s’il reste vide, la pièce spécifique à utiliser est « inconnue » et peut toujours être choisie plus tard. Pour les consommables, ce champ se change en « Quantité ».

7. Si cette option est sélectionnée, la pièce apparaît comme un coût et prix de vente dans les documents financiers.

Pièces apportées sur le lieu de mission, puis rapportées

Cette option, qui concerne les pièces apportées sur un lieu de mission, puis rapportées dans vos locaux, fonctionne de la même façon que l’option précédente. S’y ajoute seulement une option supplémentaire, pour choisir le lieu où la pièce doit être rapportée après la mission.

Collecte d’une pièce sur un lieu de mission 

Là encore, cette option fonctionne de façon semblable aux précédentes. Seules exceptions : 

  1. Seul un lieu de dépôt est mentionné. Le lieu de mission correspond au point de collecte.
  1. Etant donné que le lieu de mission correspond à l’emplacement de la pièce, vouspouvez choisir quelle pièce doit être récupérée. 
Pièce déjà sur le lieu de mission et laissée sur place

Puisque la pièce se trouve déjà sur le lieu de la mission et sera laissée sur place  (ex : dans le cas d’une révision), la seule action à effectuer est de choisir la pièce concernée. 

Pièce utilisée sur un équipement

Cette option est un peu différente, et nécessite de remplir quelques champs supplémentaires : 

  1. Saisirle numéro de série de la pièce du lieu de mission (ex : chaudière) sur laquelle sera utilisée la deuxième pièce. 
  1. Spécifier la marque et le modèle de la pièce (ex : nouvelle pompe de chaudière) qui sera utilisée sur la pièce d’équipement (ici, la chaudière).
  1. Renseigner la quantité ou le numéro de sériede la pièce utilisée.

Utilisation sur tablette du Stock et de l’Equipement

Utilisation sur tablette du Stock et de l’Equipement

Lors de certaines missions, vous pouvez avoir besoin d’utiliser du stock ou de l’équipement.

Voici plusieurs scénarios fréquents : stock associé à une mission, stock de véhicule à utiliser en mission, et collecte de stock sur le lieu de mission.

Stock journalier de mission

Si du stock a été associé à une mission, l’utilisateur de la tablette doit vérifier de quelles pièces de stock il s’agit, ainsi que leur emplacement, pour pouvoir, le cas échéant, aller les récupérer.

Pour cela, dans le Tableau de Bord, cliquer sur « Stock », à gauche de l’écran.

  1. Le menu qui affiche le stock présent dans le véhicule. Si cette information est fausse, il peut être recommandé de procéder à un inventaire pour rectifier cela. 
  2. Une synthèse de toutes les pièces qui se trouvent à l’emplacement sélectionné. 
  3. Les pièces nécessaires pour mener à bien les missions du jour.
  4. Cette option permet d’effectuer une recherche parmi les pièces qui se trouvent dans les autres véhicules, afin de pouvoir faire un échange avec une autre équipe mobile.
  5. Ici, vous pouvez faire une recherche par pièce que possède votre entreprise, et trouver leur emplacement.
  6. Les détails ayant trait à la pièce.
  7. La fonction « chercher», pour vous permettre de chercher une pièce en particulier.
  8. Si des missions supplémentaires vous ont été attribuées, ou que le stock a été déplacé pendant votre inventaire, cliquer sur « Rafraîchir » pour mettre à jour les pièces.
  9. Cette option vous permet d’ajouter à votre véhicule des pièces qui se trouvent sur uncertainsite. 
  10. Créer un nouvel élément : cette option sert lorsque vous procédez à un inventaire et que vous trouvez du stock non-enregistré, ou lorsque vous achetez de nouvelles pièces de stock.

Collecte de stock de mission

Sur la page « Stock », cliquer sur « Stock journalier » pour afficher l’écran ci-dessous :

  1. La mission à laquelle la pièce est associée.
  1. La quantité de stock nécessaire.
  1. La description / le numéro de série de la pièce.
  1. Le statut du stock. Si le stock n’a pas encore été confirmé (voir le point n°6 ci-dessous), ce champ indique « A confirmer ».
  1. Le lieu de collecte de la pièce.
  1. Confirmer la collecte de la pièce.
  1. Cette option vous permet d’annuler la pièce (ex : si la mauvaise pièce a été attribuée à la mission).

Si vous êtes sur le lieu de collecte de la pièce, cliquer sur « Confirmer » (voir point n°6 ci-dessus) : 

Confirmer la quantité, puis cliquer sur «OK ». 

Le statut de la pièce s’affiche alors en vert, et indique «Terminé». Le Stock du véhicule est aussi modifié automatiquement.

Ajout de Stock via les codes-barres et numéros de série

Il est possible d’ajouter des pièces supplémentaires à votre véhicule depuis le stock, en utilisant le code barre ou le numéro de série des pièces.

Sur la page « Stock », cliquer sur l’option « Ajouter ».

La fenêtre de dialogue reproduite ci-dessous s’ouvre, et vous demande d’identifier l’origine du stock : 

Vous pouvez choisir entre un contact ou un véhicule. Sélectionner l’option souhaitée, puis saisir le nom du contact ou du véhicule : 

Ensuite, il est possible d’utiliser soit le code barre (en présentant le code barre devant la tablette), soit de saisir le numéro du code barre : 

Lorsque vous commencez à saisir les chiffres du code barre de la pièce, une liste des pièces dont le numéro de série commence de cette façon apparaît en gris, sous la fenêtre dédiée au code barre.

Cliquer sur la pièce que vous souhaitez ajouter.

Une fois la pièce sélectionnée, sa case apparaît comme cochée. Cliquer sur « OK ». 

La pièce que vous venez d’ajouter à la liste du stock du véhicule s’affiche alors, comme montré ci-dessus. 

Création de nouvelles pièces de stock 

Il est parfois nécessaire d’ajouter de nouvelles pièces depuis une tablette, par exemple après un achat. 

Sur la page « Stock », cliquer sur « créer un nouvel élément». 

D’abord, choisir si la pièce rentre dans la catégorie « stock » ou « équipement ». 

Puis, sélectionner une catégorie dans la liste de catégories prédéfinies créée par vos employés en back-office. Ensuite, chercher la marque et le modèle. 

Si la pièce existe déjà, vous pouvez la sélectionner dans le menu déroulant. 

Remplir les champs qui s’ouvrent alors pour confirmation, puis cliquer sur « Enregistrer ». 

Si la pièce ne figure pas dans la liste, cliquer sur le signe « + » à côté de la pièce, puis remplir les champs comme expliqué plus haut. Ensuite, cliquer sur « Enregistrer». 

Utilisation du stock lors des missions

Il existe deux méthodes pour utiliser des pièces dans une mission. Au choix : via le menu « Stock », ou à partir de la mission elle-même.

Ajout de Stock via le menu « Stock »

En général, une équipe d’intervention vérifie le stock dont elle a besoin au début de sa journée de travail, et va le récupérer avant de se diriger vers sa première mission. 

Vous pouvez ajouter des pièces depuis le menu « Stock », après qu’il ait été confirmé qu’elles ont été récupérées et qu’elles se trouvent dans le véhicule. 

Pour cela, aller dans le menu « Stock », puis sélectionner « Stock pour aujourd’hui ». 

A côté de la pièce de stock que vous souhaitez utiliser, cliquer sur l’icône verte. 

Sélectionner la quantité à livrer sur le lieu de la mission. 

Si ne vous trouvez pas sur le bon site ou lieu (votre boîtier de géolocalisation vous en informera), l’avertissement ci-dessus s’affiche. 

Après ces actions, le statut devient vert et indique «Terminé». 

Utilisation de Stock depuis une mission 

Vous pouvez aussi choisir d’utiliser des pièces pendant une mission, à partir de la page de mission elle-même. Cette méthode est souvent privilégiée. Pour cela, aller sur la page de la mission. Vous y trouverez l’option «voir stock mission », comme ci-dessous : 

En haut à gauche de l’écran, vous pouvez voir l’option « Déposer un élément ». 

Sur la page ci-dessous, plusieurs options se présentent à vous : 

  1. Ici, vous pouvez sélectionner l’origine de la pièce. L’option « Véhicule » prend la pièce parmi celles qui se trouvent dans le véhicule. L’option « Site » correspond au lieu où vous vous trouvez pour effectuer la mission. L’option « Contact » vous permet de choisir un autrecontact/site, où récupérer la pièce. 
  1. Cette option vous permet de choisir si vous allez utiliser la pièce sur le lieude mission pour un usage « Générique» (ex : remplacer une ampoule), ou « Spécifique », qui signifie utiliser la pièce sur une autre pièce d’équipement (ex : si la pièce de stock en question est une pompe, elle peut être utilisée pour réparer une chaudière). 

FAQs

Via le Stock, comment approuver la réception de marchandises depuis les Bons de Commande ?

Il est possible de créer des mouvements de stock depuis les bons de commande, lorsque vous marquez les pièces comme reçues. 

Pour cela, commencer par s’assurer que les critères suivants sont respectés : 

Dans « Marque & Modèle » (dans « Mon Compte »  « Administration »  « Stock »), la marque et le modèle doivent être renseignés. 

La pièce doit avoir un Fournisseur et un Coût dans « Marque & Modèle » (voir les sections précédentes). 

Création d’un Bon de Commande 

Lors de la création d’un bon de commande, utiliser l’option« Ajouter Stock », comme illustré ci-dessous : 

S’assurer que les informations suivantes sont saisies dans la page du bon de commande : 

  1. Le coût doit être saisi (il peut être différent de celui qui figuredans le module « Gérer Marque & Modèle »). 
  2. Le fournisseur doit être saisi.
  3. Un site de livraison doit être spécifié.

Sauvegarder le bon de commande, puis l’envoyer/le marquer comme « envoyé ».

Avant d’accepter le bon de commande, cliquer sur « Editer », puis sur l’option « Stock » en haut à droite de l’écran.

Sélectionner la pièce que vous souhaitez accepter, puis cliquer sur « Confirmer ».

  1. Si le prix est différent, le changer ici. Sivous ajoutez cette pièce de stock à une mission, c’est cecoût-là qui lui sera associé. 
  2. Si la pièce est sérialisée, vous pouvez saisir le numéro de série ou de code barre ici.
  3. Si vous souhaitez générer un numéro de série (qui reflète le numéro dubon de commande), vous pouvez cliquer sur cette option.

Cliquer sur « Confirmer » pour enregistrer les pièces dans le stock. 

Si vous n’avez reçu qu’une partie de votre commande, vous pouvez sélectionner les pièces qui sont arrivées et leur quantité (si la quantité se monte à 1, l’écran s’affiche comme illustré ci-dessus). 

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Mis à jour le 17th juillet 2019

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