Utilisation Tablette

Feuilles de temps

Feuilles de temps 

 Les feuilles de temps sont utilisées au début et à la fin d’une journée de travail, et servent aussi à saisir des activités supplémentaires, comme les pauses et les pauses-déjeuner. Elles se substituent aux systèmes de pointage mécaniques ou sur papier. 

Début du travail 

Sur votre appareil, cliquer sur l’icône « Feuille de temps » en haut à gauche sur l’écran : 

En haut à droite, cliquer sur « Démarrer travail »

Confirmer la date, puis cliquer sur « OK ». 

Confirmer l’heure, puis cliquer sur « OK ». 

Une ligne, qui correspond au moment où vous avez commencé le travail, s’ajoute alors à votre feuille de temps. Si les paramètres configurés en back-office ne vous permettent pas de changer l’heure de début et de fin de journée dans la feuille de temps, cette étape-là n’apparaît pas : 

Ajout d’activités supplémentaires

Il est possible de saisir des activités supplémentaires (ex : « Pause » ou « Déjeuner », en fonction des options ajoutées en back-office), qui servent à mettre le travail de la mission en pause, par exemple pour prendre votre repas ou faire le trajet jusque chez un fournisseur. 

Dans le menu « Feuilles de temps », cliquer sur « Ajouter une activité » en haut à droite sur l’écran : 

Cliquer sur l’activité supplémentaire. Une autre fenêtre s’ouvre pour que vous confirmiez la date et l’heure. Saisir l’heure du début de l’activité : 

Cela a pour effet d’ajouter une ligne à la feuille de temps .

Lorsque votre activité est terminée, cliquer sur « Arrêter l’activité », puis confirmer l’heure de fin et cliquer sur « OK ». Cela ajoute l’heure sur la ligne de l’activité : 

Fin du travail

En haut à droite du menu « Feuilles de temps », cliquer sur « Fin du  travail », afin de confirmer l’heure à laquelle vous avez fini votre travail : 

This will add a line to the Timesheet.

Signer des feuilles de temps

A intervalles réguliers (nous recommandons un rythme au moins hebdomadaire), il vous sera demandé par le back-office de signer vos feuilles de temps. Pour cela, cliquer sur l’option « Signer Feuille de temps » à droite sur l’écran de l’appareil : 

Signer la feuille de temps grâce à votre doigt ou au stylet fourni avec la tablette, puis cliquer sur « OK » : 

Effectuer les inspections véhicules

Effectuer les inspections de véhicules 

Votre entreprise peut vous demander d’effectuer des contrôles véhicules, c’est-à-dire des contrôles physiques pour identifier les problèmes éventuels de votre véhicule. Cecontrôles peuvent varier d’une entreprise à l’autre, et d’un véhicule à l’autre, en fonction de qui a été configuré en back-office. 

Ouverture d’un contrôle véhicule

Cliquer sur l’option « Contrôles véhicules », à gauche sur l’écran : 

Pour confirmer que vous avez effectué un contrôle, appuyer sur la case à cocher à côté de cette option. Elle devient verte. Sinon, cliquer sur le X pour confirmer la présence d’un défaut, ce qui rend la case rouge. 

Sous réserve de la façon dont votre Administrateur a configuré les défauts en back-office, la saisie d’un défaut déclenche une invitation à prendre une photographie : 

Cliquer sur le cadre gris, et choisir « Prendre une photo » : 



Diriger votre appareil-photo vers le défaut, prendre une photographie, puis cliquer sur «Enregistrer» : 

Cliquer sur la section « Notes » afin d’ajouter une description du problème.

Cliquer sur « Editer » pour annoter la photographie. Dessiner sur l’image quand cela est nécessaire, puis cliquer sur « OK » : 

Cliquer sur «Enregistrer» pour enregistrer le défaut. Les notes apparaissent à côté de la liste de défauts : 

Une fois que tous les contrôles ont été effectués, cliquer sur «Signer» : 

Signer dans la fenêtre, puis cliquer sur « Envoyer ».

Consulter les précédents contrôles véhicules sur une tablette 

Dans certains cas, il peut être nécessaire de consulter les précédents contrôles véhicules effectués. Pour cela, aller sur la page « Contrôles véhicules » : 

A droite de l’écran, cliquer sur l’icône « Contrôlesprécédents », comme montré ci-dessus. Cela vous dirige vers le dernier contrôle véhicule terminé : 

  1. Le sélecteur de date vous permet de choisir une date passée pour un contrôle véhicule.
  2. Le numéro d’immatriculation du véhicule.
  3. La date et l’heure du contrôle.
  4. Les données enregistrées par l’odomètre pendant le dernier contrôle.
  5. Le type du véhicule sur lequel portait le contrôle.
  6. Les éléments contrôlés.
  7. Le résultat du contrôle de ces éléments.

Création de missions sur une tablette

Création de missions sur une tablette 

Il peut parfois être nécessaire de créer des missions depuis une tablette, par exemple si un technicien est en intervention en dehors des horaires de travail standards, et a doit créer une mission alors qu’il est sur le terrain. Les différentes missions disponibles varient d’une entreprise à l’autre, car elles dépendent des paramètres des Types de missions configurés en back-office. 

Pour commencer, aller dans le menu « Missions », depuis le Tableau de Bord. 

Cliquer sur « Créer une mission » : 

Saisir toutes les informations nécessaires pour ce type de mission, puis cliquer sur « Créer » : 

L’écran reproduit ici apparaît alors sur le tableau de bord des missions. 

Changer de véhicule

Changer de véhicule 

En fonction des paramètres établis en back-office, il peut être possible de changer de véhicule. Cette fonction s’avère utile lorsque vous ne disposez pas d’un véhicule attribué que vous utilisez tous les jours. 

Il y a deux façons d’accéder à cette option : au moment de la connexion à votre compte, ou lorsque vous effectuez  un contrôle véhicule. 

Changer de véhicule lors de la connexion sur l’app

Si l’option a été configurée en back-office, lorsque vous vous connectez à votre compte, vous pouvez choisir quel véhicule vous utiliserez pour la journée : 

Sélectionner le véhicule dans la liste, puis cliquer sur la flèche en haut à gauche sur l’écran. 

Changement de véhicule lors d’un contrôle véhicule

Pour changer de véhicule pendant un contrôle véhicule, aller sur la page « Contrôle véhicule », puis cliquer sur l’option « Autre véhicule » : 

Comme dans la section précédente, sélectionner le véhicule dans la liste, puis cliquer sur la flèche. 

Différents types d’affichage des missions

Différents types d’affichage des missions

Il existe différentes façons d’afficher les missions sur vos appareils. Cela vous permet de trier et filtrer les informations qui apparaissent, afin de vous assurer de voir exactement ce que vous souhaitez. 

Filtrage des missions

Sur le Tableau de Bord, cliquer sur « Missions ».

Les trois premières options, en haut à droite sur l’écran, correspondent aux filtres :  

  1. La première option, « Toutes les missions », fait apparaître toutes les missions attribuées à cette ressource dans les 12 derniers mois.
  1. La deuxième option, « Missions ouvertes», vous permet de voir toutes les missions en cours (c’est-à-dire qui ne sont pas terminées), et donc de planifier les missions qui demandent du travail. 
  1. La troisième option, « Missions du jour », vous permet de choisir toutes les missions qui vous ont été attribuées, et qui doivent être effectuées ce jour-là. Cela inclut aussi bien les missions terminées que  les missions en cours. 
  1. La quatrième option vous permet de changer l’ordre dans lequel apparaissent vos missions.

Accepter, conduire vers, commencer, et terminer les missions

Accepter, conduire vers, commencer, et terminer les missions 

Après la création d’une mission, quatre étapes doivent être suivies pour que l’utilisateur termine cette mission : 

  • Accepter la mission 
  • Conduire vers la mission 
  • Commencer la mission 
  • Terminer la mission. 

Ces quatre actions doivent toutes être saisies dans l’appareil. 

Accepter les missions

Il existe deux façons d’accepter les missions. La première est d’accepter les missions une par une, et la deuxième est d’ « Accepter toutes les missions ».

  1. Accepter les missions une par une

Pour accepter les missions de façon individuelle, commencer par aller sur le tableau de bord des missions : 

Cliquer sur une mission pour en ouvrir la page : 

 

En haut à droite sur l’écran, cliquer sur « Accepter la mission ». Cela transforme l’icône en haut à gauche de l’écran de cette [image] de :   à

La mission est alors acceptée. 

2. « Accepter toutes les missions »

Si plusieurs missions doivent être acceptées, il est possible de toutes les accepter simultanément.

Pour cela, aller sur le Tableau de bord, et, à droite sur l’écran, cliquer sur « Accepter toutes les missions » :

Confirmer que vous souhaitez accepter toutes les missions, et cliquer sur « Oui ». Toutes les missions sont désormais acceptées. 

Conduire vers la mission

Une  fois qu’une mission a été acceptée, il s’agit de conduire vers la mission. Les employés en back-office voient alors dans le Planning que vous dirigez vers le lieu de la mission. Votre heure probable d’arrivée peut être calculée à partir de l’heure que vous saisissez au départ. 

Pour commencer, sur la page de la mission, cliquer sur l’icône « Commencer la conduite », comme illustré ci-dessous : 

Un message vous demande alors si vous souhaitez utiliser la navigation par satellite. Google Maps est l’outil utilisé par défaut pour vous guider jusqu’à destination : 

Si vous répondez « Non », vous êtes dirigé vers la page de la mission. Si vous répondez « Oui », Google Maps s’ouvre. « Commencer la mission » mettra fin à « Conduire vers la mission ». 

Commencer la mission

Après avoir conduit vers le lieu de mission, l’étape suivante est de démarrer la mission. Il est important d’activer cette étape dès votre arrivée sur site, car cette information apparaît sur le Bordereau standard de mission, dont le client peut recevoir des exemplaires. 

A la suite des actions de la section précédente, lorsque vous avez fini de conduire vers le lieu de mission, cliquer sur «Démarrer la mission », comme illustré ci-dessous : 

L’icône en haut à gauche sur l’écran vous signalera le succès de l’opération, en se changeant en ceci : 

Terminer la mission

A la fin d’une mission, il est obligatoire de la marquer comme terminée avant de pouvoir commencer la suivante. 

Pour cela, cliquer sur l’icône à droite de l’écran « Résultat mission ».

S’affiche alors l’écran suivant : 

  1. Ici, choisir parmi une sélection de résultats, qui peut varier d’une mission à l’autre, selon la configuration mise en place en back-office.
  2. Notes qui peuvent être ajoutées par le technicien.
  3. Le nom de la personne qui signera à la fin de mission (chez le client). Si nécessaire, cliquer sur le nom pour le changer. 
  4. Notes ajoutées par le client.
  5. Le client peut utiliser un stylet ou son doigt pour signer à la fin de la mission.
  6. Si la signature doit être changée ou refaite, il est possible de l’effacer ici.

Cliquer sur « Terminer la mission »

Cliquer sur « Bordereau » pour voir en PDF un aperçu du bordereau de mission.

Si vous n’avez pas rempli toutes vos feuilles de travail, un message peut s’afficher pour vous inviter à le faire. Terminer la mission peut aussi déclencher une invitation à remplir une feuille de travail supplémentaire, en fonction de la configuration décidée en back-office pour ce type de mission. 

Frais : création, et attribution à une mission

Frais : création, et attribution à une mission 

Il existe deux façons de créer des frais sur les tablettes. La première est de créer des frais généraux (c’est-à-dire des qui ne sont associés à aucune mission). La deuxième est d’associer des frais à une mission, lorsqu’ils ont eu lieu dans le cadre d’une certaine mission. 

Création de frais généraux

Sur votre tablette, pour créer des frais qui ne soient pas associés à une mission, commencer par vérifier que votre appareil n’est pas ouvert sur une mission en cours. Afin d’éviter cela, s’assurer de bien être sur le Tableau de bord.

A gauche sur l’écran, si vous ne voyez pas l’icône « Notes de frais », faire défiler l’écran en utilisant les flèches dirigées vers le bas : 

Après cela, cliquer sur l’icône « Notes de frais ».

Sur l’écran ci-dessous, apparaissent tous les frais existants qui n’ont pas été signés. Ici, cliquer sur « Ajouter frais» : 

S’affiche alors la page « Ajouter des frais » : 

  1. Ajouter les frais à un Groupe de frais. Les Groupes de frais (ex : Voyage, Repas) sont définis par les employés en back-office.
  1. Selon le Groupe de frais sélectionné, différents types de frais apparaissent ici. Par exemple, si « Voyage » est sélectionné : Carburant, Frais kilométriques, Stationnement, Train, etc. 
  1. « Détails » : La section où il faut renseigner les informations détaillées sur les frais dont vous demandez la prise en charge.
  1. Changer la date et l’heure des frais.
  1. Changer la devise des frais. A moins que vous ne voyagiez à l’étranger et effectuiez des achats dans d’autres devises, cette option n’est pas utilisée.
  1. Saisir le montant avant TVA.
  1. Saisir le montant après TVA.
  1. Saisir le pourcentage (%) de la TVA qui appliquée sur le reçu.
  1. Si une facture est demandée pour justifier vos frais, vous pouvez la prendre en photo ici.

NB : Il est nécessaire d’ajouter, au choix, le montant avant TVA ou après TVA, mais pas les deux. 

Une fois les informations saisies comme montré ci-dessus, cliquer sur « Enregistrer », pour ajouter ces frais aux autres. 

Association des frais à une mission

Il est possible d’associer des frais aux missions, ce qui s’avère utillorsque des frais ont lieu dans le cadre d’une mission (ex : achat de matériel, chambre d’hôtel, frais kilométriques, etc.). 

Pour commencer, aller sur la page de la mission.

Sur la droite de l’écran, cliquer sur « Ajouter frais ». La page de frais fonctionne comme expliqué dans la section précédente, à l’exception de l’ajout de l’option « Frais liés à la mission… », suivie des informations sur la mission associée à ces frais, au-dessus : 

Remplir ce formulaire, puis cliquer sur «Enregistrer ». Dans la liste de vos frais, le fait qu’ils soient associés à une mission apparaîtra. 

Ajout de tags à une mission

Ajout de tags à une mission

Lorsque vous terminez une mission, si les tags ont été activés en back-office, vous pouvez en ajouter un pour indiquer le résultat de mission aux employés en back-office. 

Pour cela, aller sur la page de la mission qui touche à sa fin. Cliquer sur le champ pour afficher la liste des tags que vous pouvez attribuer à la mission. 

Le tag ne sera pas visible sur votre appareil, mais apparaitra sur la page de mission en back-office. 

Utilisation du stock et de l’équipement

Utilisation du stock et de l’équipement 

Pendant les missions, il peut arriver que vous ayez besoin d’utiliser des pièces de stock ou d’équipement pour terminer votre mission. 

Voici plusieurs scénarios probables : stock associé à une mission, stock de véhicule utilisé en mission, ou collecte de stock sur un lieu de mission. 

Stock journalier

Si du stock a été associé à une mission, vérifier de quelles pièces il s’agit, ainsi que leur emplacement, afin de pouvoir les récupérer si nécessaire. 

Pour cela, depuis le Tableau de bord, cliquer sur « Stock », sur la gauche de l’écran : 

  1. Le menu qui permet de consulter la liste du stock contenu dans le véhicule – si ces informations sont fausses, il peut être recommandé de procéder à un inventaire pour rectifier cela. 
  2. Une synthèsede toutes les piècesqui se trouvent à l’emplacement sélectionné. 
  3. Les pièces nécessaires pour effectuer les missions du jour. 
  4. Cette option permet d’effectuer une recherche parmi les pièces qui se trouvent dans les autres véhicules, afin de pouvoir faire un échange avec une autre équipe mobile.
  5. Ici, vous pouvez faire une recherche par pièce que possède votre entreprise, et trouver leur emplacement.
  6. Les détails d’une pièce. 
  7. La fonction « recherche », pour vous permettre de chercher une pièce en particulier.
  8. Si des missions supplémentaires vous ont été attribuées, ou que le stock a été déplacé pendant votre inventaire, cliquer sur « Rafraîchir » pour mettre à jour les pièces.
  9. Cette option vous permet d’ajouter à votre véhicule des pièces qui se trouvent sur un certain site.
  10. Créer un nouvel élément : cette option sert lorsque vous procédez à un inventaire et que vous trouvez du stock non-enregistré, ou lorsque vous achetez de nouvelles pièces de stock.

Collecte du stock pour une mission

Sur la page « Stock », cliquer sur « Stock pour aujourd’hui» pour afficher l’écran ci-dessous : 

  1. La mission à laquelle la pièce est associée.
  2. La quantité de stock nécessaire.
  3. La description et le numéro de code barre de la pièce.
  4. Le statut du stock. Si le stock n’a pas encore été confirmé (voir le point n°6 ci-dessous), ce champ indique « A confirmer ».
  5. Le lieu de collecte de la pièce.
  6. Confirmer la collecte de la pièce.
  7. Cette option vous permet d’annuler la pièce (ex : si une pièce a été attribuéepar erreur à la mauvaise mission). 

Si vous êtes sur le lieu de collecte de la pièce, cliquer sur « Confirmer » (voir point n°6 ci-dessus). Confirmer la quantité, puis cliquer sur « OK ». 

Le statut de la pièce s’affiche alors en noir, et indique « Confirmé ». L’icône « Confirmer » est devenue verte. Le Stock du Véhicule est aussi modifié automatiquement. 

Ajout de stock via les codes-barres et numéros de série

Il est possible d’ajouter des pièces supplémentaires à votre véhicule depuis le stock, en utilisant le code barre ou le numéro de série des pièces. 

Sur la page « Stock », cliquer sur l’option « Ajouter ». 

La fenêtre de dialogue reproduite ci-dessous s’ouvre, et vous demande d’identifier l’origine du stock. Vous pouvez choisir entre un Contact et un Véhicule. Sélectionner l’option souhaitée, puis saisir le nom du contact ou du véhicule : 

 

Ensuite, il est possible d’utiliser soit le code barre (en présentant le code barre devant la tablette), soit de saisir le numéro du code barre : 

Lorsque vous commencez à saisir les chiffres du code-barre de la pièce, une liste des pièces dont le numéro de série commence de cette façon apparaît en gris, sous la fenêtre dédiée au code barre. Cliquer sur la pièce que vous souhaitez ajouter : 

Une fois la pièce sélectionnée, sa case apparaît comme cochée. Cliquer sur « OK ». La pièce que vous venez d’ajouter à la liste du Stock du Véhicule s’affiche alors, comme montré ci-dessous : 

Création de nouvelles pièces de stock

Il est parfois nécessaire d’ajouter de nouvelles pièces de stock depuis une tablette, par exemple après un achat. 

Sur la page « Stock », cliquer sur « Ajouter». 

D’abord, choisir si la pièce rentre dans la catégorie « stock » ou « équipement ». Une pièce de Stock est un consommable (ex : une ampoule), et une pièce d’Equipement est une pièce sérialisée (ex : un outil, du matériel électrique, etc.). 

Puis, sélectionner une catégorie dans la liste de catégories prédéfinies créée par les employés en back-office. Ensuite, chercher la marque et le modèle : 

Si la pièce existe déjà, vous pouvez la sélectionner dans le menu déroulant. 

Remplir les champs qui s’ouvrent alors pour confirmation, puis cliquer sur «Enregistrer» : 

Si la pièce ne figure pas dans la liste, cliquer sur le signe « + » à côté de la pièce, puis remplir les champs comme expliqué plus haut. Ensuite, cliquer sur «Enregistrer». 

Utilisation du stock lors des missions

Utilisation du stock lors des missions 

Il existe deux méthodes pour utiliser des pièces dans une mission. Au choix : via le menu « Stock », ou à partir de la mission elle-même. 

Ajout de stock via le menu « Stock »

Vous pouvez ajouter des pièces depuis le menu « Stock », après qu’il a été confirmé qu’elles ont été récupérées et qu’elles se trouvent dans le véhicule.

Pour cela, aller dans le menu « Stock », puis sélectionner « Stock pour aujourrd’hui» :

A côté de la pièce de stock que vous souhaitez utiliser, cliquer sur l’icône verte. Sélectionner la quantité à livrer sur le lieu de la mission : 

Si ne vous trouvez pas sur le bon site ou lieu (votre boîtier de géolocalisation vous en informera), l’avertissement ci-dessus s’affiche : 

Après ces actions, le statut devient vert et indique « OK ». 

Utilisation de stock depuis une mission 

Vous pouvez aussi choisir d’utiliser du stock pendant une mission, à partir de la page de mission elle-même. Pour cela, aller sur la page de la mission. Vous y trouverez l’option « Stock de mission », comme ci-dessous : 

En haut à droite sur l’écran, vous pouvez voir l’option « Déposer un élément ». 

Sur la page ci-dessous, plusieurs options se présentent à vous : 

  1. Ici, vous pouvez sélectionner l’origine de la pièce. L’option « Stock Véhicule» prend la pièce parmi celles qui se trouvent dans le véhicule. L’option « Site » correspond au lieu où vous vous trouvez pour effectuer la mission. L’option « Contact » vous permet de choisir un autre contact/site, où récupérer la pièce.
  2. Cette option vous permet de choisir si vous allez utiliser la pièce sur le lieu de mission pour un usage « Générique » (ex : remplacer une ampoule), ou « Spécifique », qui signifie utiliser la pièce sur une autre pièce d’équipement (ex : si la pièce de stock en question est une pompe, elle peut être utilisée pour réparer une chaudière).
  3. Cette option vous permet de scanner le code-barres de la pièce. 
  4. Ici, vous pouvez effectuer une recherche pour trouver une pièce.

Une fois la pièce sélectionnée, saisir la quantité, puis cliquer sur« OK ». 

S’affichent alors les mouvements de stock associés à la mission. 

Lorsque vous terminez la mission, tout le stock utilisé apparaît dans la synthèse.

Remplir les feuilles de travail

Remplir les feuilles de travail 

En général, les feuilles de travail sont jointes aux missions, afin d’être remplies pendant la mission. Elles sont la représentation numérique des formulaires qu’il faudrait traditionnellement remplir pendant une mission. On y trouve, par exemple, les évaluations des risques, les bons de livraisons, et les feuilles d’intervention. 

Ces feuilles sont déjà pré-remplies par les employés en back-office, et associées à une mission. On peut y accéder depuis la page de la mission associée. 

Il peut arriver que plusieurs feuilles de travail doivent être remplies, parfois avant de commencer la mission. Pour remplir une feuille de travail, cliquer dessus : 

Parfois une question apparait : 

Mais d’autres questions s’affichent selon la réponse choisie : 

Comme pour les Contrôles véhicules, vous pouvez être invités à prendre des photographies et à obtenir des signatures, selon les différentes options sélectionnées. Cela varie d’une feuille de travail à l’autre. 

Quand vous avez rempli la feuille de travail, cliquer sur « Retour à la mission », en haut à droite sur l’écran. 

Accès à la bibliothèque

Accès à la bibliothèque 

La Bibliothèque est le recueil des documents et fichiers qui ont été ajoutés en back-office, auxquels il est possible d’accéder sur les tablettes. Cette fonction sert surtout pour les évaluations de risques & méthodes de travail, les documents d’assurance, et les certificats. 

Pour y avoir accès, aller sur le Tableau de bord, et sélectionner « Bibliothèque » à droite de l’écran. 

Ici, s’affiche une liste de fichiers auxquels vous pouvez accéder sur votre appareil : 

Lorsque vous sélectionnez un fichier, vous êtes invités à sélectionner l’application que vous souhaitez utiliser pour l’ouvrir. Après cela, le fichier s’ouvre. 

Envoi et réception de messages

Envoi et réception de messages 

Il est possible que les utilisateurs en back-office  souhaitent vous contacter via JobWatchCette fonction permet de ne pas avoir à fermer l’application pour lire un SMS, et de ne pas dépendre de la réception d’un signal mobile, car il suffit que l’appareil soit connecté au Wi-Fi pour pouvoir consulter ses messages. 

Envoi de messages

Sur le Tableau de bord, cliquer sur l’icône « Messages » : 

Ici, s’affichent les messages qui vous ont été envoyés. Cliquer pour créer un « Nouveau message » : 

Pour écrire un nouveau message : 

  1. Ici, si vous commencez à écrire le nom d’un autre utilisateur, vous pouvez sélectionner son nom dans la liste qui apparaît.
  2. Saisir l’objet du message.
  3. Ecrire votre message.
  4. Après avoir rempli ces trois champs, cliquer sur « Envoyer Message ».

Le message est alors envoyé aux utilisateurs web et aux appareils de l’utilisateur que vous avez choisi comme destinataire. 

Réception de messages 

D’autres employés de votre entreprise peuvent parfois avoir besoin de vous contacter via la boîte de messagerie. 

Lorsque vous allumez votre tablette, une notification sur le Tableau de bord vous avertit de la présence de nouveaux messages. 

Vous êtes ensuite dirigé vers la page dédiée aux messages : 

  1. L’icône à gauche de l’objet du message indique si le message est lu ou non-lu.
  2. L’objet du message.
  3. La date et l’heure d’envoi du message.
  4. La première ligne du message (cela peut varier d’un appareil à l’autre, selon la taille de l’écran).
  5. Cette option permet de supprimer un message.
  6. Cette option permet de supprimer tous les messages marqués comme « lus ».
  7. Ici, vous pouvez marquer tous les messages comme « lus ».

Cliquer sur le message pour l’ouvrir : 

Ici, vous pouvez répondre au message. Votre réponse s’affiche en-dessous du message d’origine, comme le ferait un SMS sur un smartphone. 

Bouton « Aide » – Contacter le service client

Bouton « Aide »  Contacter le service client 

Il peut arriver que vous ayez besoin d’aide ou d’assistance. L’équipe de notre service client est à votre disposition 24h/24, 7j/7 en cas d’urgence, via l’icône « Aide ». 

Sur le Tableau de bord, cliquer sur l’icône « Aide » :

Plusieurs options sont alors disponibles : 

  1. Si vous souhaitez contacter notre service client par téléphone, mais pas depuis l’appareil que vous êtes en train d’utiliser, voici le numéro à appeler .
  2. Si les appels vocaux sont activés sur votre appareil (ex : un smartphone ou une tablette où Skype est installé), cliquer sur cette icône pour entrer en relation avec notre service client. 
  3. Après avoir parlé à notre service client, vous pouvez noter la qualité de l’appel en cliquant sur une ou plusieurs étoiles.
  4. Si vous ne souhaitez pas appeler notre service client, ou que vous souhaitez seulement poser une question rapide, écrire un message ici, puis cliquer sur l’icône (5) pour l’envoyer.

Driver Behaviour

Comportement conducteur

Le comportement des conducteurs au volant peut être suivi depuis les appareils mobiles, et est analysé en fonction des paramètres mis en place en back-office. Il prend en compte le respect du conducteur de plusieurs critères pré-déterminés, comme les limitations de vitesse, le freinage brutal, ou les virages. Ces statistiques sont ensuite calculées pour attribuer au chauffeur une note sur 10, qui correspond à son score d’éco- conduite. 

L’éco-conduite se trouve sur le Tableau de bord : 

Sur le tableau de bord, une synthèse de votre comportement au volant est affichée, sous la forme d’une icône et d’une note sur 10. 

Voici les trois icônes qui peuvent être affichées : 

  • Pouce vert vers le haut
    qui correspond à un score égal ou supérieur à 7. 
  • Signal jaune d’avertissement
    pour un score compris entre 5 et 6,9.
  • Pouce rouge vers le bas
    qui indique un score inférieur à 5.

Il est possible de consulter une synthèse plus détaillée de votre comportement au volant en cliquant, au choix, sur «Eco-conduite» en bas à gauche du tableau de bord, ou en haut à droite sur le tableau de bord. 

Par défaut, la page « Eco-conduite» vous montre votre score pour la journée. Cependant, en cliquant sur l’icône «Période précédente » en haut à droite, le score de la date d’« Hier » s’affiche. En cliquant une nouvelle fois sur cette icône, c’est au tour du score des « 7 derniers jours », puis des « 30 derniers jours », et enfin des « 2 derniers mois » de s’afficher. 

  1. Le score et l’icône, tels qu’ils sont affichés sur la page de synthèse.
  2. Le Score de conduite moyen du groupe auquel vous appartenez (tous les conducteurs de véhicule sont rangés dans des groupes, comme, par exemple : techniciens, back-office, managers, etc.).
  3. Votre classement dans de votre groupe, et le nombre d’utilisateurs qui font partie de ce groupe.
  4. « Distance totale » : Le nombre de kilomètres parcourus pendant la période prise en compte.

NB : Si votre score est bas, cela peut être dû à un faible nombre de kilomètres parcourus. Le score est calculé à partir du nombre de cas rencontrés par 100 kilomètres. Par conséquent, les trajets courts sont davantage propices à réduire votre score. 

Si vous faites défiler l’écran vers le bas, des options supplémentaires sont disponibles .

  1. Ce graphique en barres représente l’évolution hebdomadaire de votre score. 

Les scores affichés en-dessous correspondent au détail d’éléments plus spécifiques, qui constituent votre score général de comportement au volant. Les pourcentages, fréquences, et paliers autorisés aux conducteurs sont contrôlés par les employés en back-office, et peuvent donc varier d’une entreprise à l’autre : 

  1. Excès de vitesse :Ce score prend en compte le nombre de cas où une limitation de vitesse a été dépassée par 100 kilomètres. Les paliers du pourcentage de dépassement de la limitation de vitesse et du nombre de cas sont déterminés en back-office. 
  1. Moteur au ralenti : Ce score se fonde sur le pourcentage de temps passé à l’arrêt, avec le moteur allumé, pendant un trajet. Si votre véhicule utilise une prise de force (ou « Power Take-Off »/« PTO »), cela ne pénalise pas votre score de moteur au ralenti.
  1. Freinage : Ce score prend en compte le nombre de cas de freinage brutal par 100 kilomètres. 
  1. Accélération : Le nombre de cas d’accélération brutale par 100 kilomètres.
  1. Virages brusques :Ce score se fonde sur le nombre de cas de prise de virage brutale par 100 kilomètres. 
  1. Tours par minute : Sur certains véhicules, le nombre de cas où le nombre de tours par minute est trop élevé, par 100 kilomètres

N/A : Si un élément n’est pas suivi et enregistré, la mention N/A apparaît en guise de score.

NB : En fonction de plusieurs critères (appareil muni ou non d’un traceur, type de boîtier de géolocalisation de votre véhicule, et type de véhicule que vous conduisez,) le nombre d’éléments suivis et enregistrés change. 

Par exemple, si votre véhicule n’est pas équipé d’un boîtier de géolocalisation, et que vous n’utilisez que le traceur de votre appareil, seuls les excès de vitesse sont enregistrés. 

Certains traceurs, comme celui du véhicule pris en exemple dans les captures d’écrans, ne mesurent pas le nombre de tours par minute. 

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Affichage des missions précédentes effectuées sur un même site 

Il peut être utile de consulter les missions précédentes effectuées sur le lieu de votre mission, notamment si ce n’est pas vous qui les avez effectuées. Les employés en back-office décident de la possibilité d’accéder ou non à cette fonction. 

Pour consulter les missions précédentes, aller sur la page de la mission que vous effectuez sur le même site : 

Cliquer sur l’icône « CRM » (surlignée ci-dessus). 

Ici, cliquer sur l’option « Missions récentes », à droite sur l’écran, pour afficher les missions passées, déjà remplies sur ce site : 

  1. La dernière fois que la liste de missions a été rafraîchie, en cas de besoin d’une mise à jour.
  1. La date et l’heure de la mission passée.
  1. La référence et le type de la mission passée.
  1. Le résultat de mission, et le nom du technicien et du client.

Cliquer sur la mission pour afficher les détails, comme illustré ci-dessous : 

Ajout/mise à jour d’un contact

Ajout/mise à jour d’un contact sur une tablette

Il est possible d’ajouter un nouveau contact en étant sur le terrain, via la tablette, pour parer aux différents besoins (par exemple, si la personne avec qui vous traitiez en début de mission n’est plus affectée à ce site, et qu’il faut mettre à jour le profil). Les employés en back-office décident de la possibilité d’accéder ou non à cette fonction. 

Comme dans la section précédente, cliquer sur l’icône « CRM », surlignée ci-dessous : 

Ici, cliquer sur l’icône « Toutes les personnes », montrée ci-dessous : 

Ensuite, cliquer sur « Créer une personne » : 

Le « Nom de famille » et l’«Adresse email » sont les deux seuls champs obligatoires (sauf si votre back-office a en a ajoutés d’autres). Remplir ce formulaire, puis cliquer sur « OK » : 

Le nouveau contact apparaît désormais dans la liste de vos contacts.  

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Mis à jour le 7th août 2019

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